Nouveau : notifications comptable automatiques pour vos factures PEPPOL
La gestion administrative d'un garage implique une collaboration étroite avec le comptable. Chaque facture envoyée ou reçue doit être transmise pour la comptabilité. Avec la nouvelle fonctionnalité de notifications comptable de Karbill, ce processus devient entièrement automatique.
Fini les transferts manuels
Jusqu'à présent, transmettre les factures PEPPOL à votre comptable nécessitait plusieurs étapes manuelles :
- Exporter le PDF de chaque facture
- Ouvrir votre messagerie
- Rédiger un email et joindre le fichier
- Répéter l'opération pour chaque document
Avec les notifications comptable automatiques, Karbill s'en charge pour vous. Chaque fois qu'une facture PEPPOL est envoyée ou reçue, votre comptable reçoit automatiquement un email avec toutes les informations et le PDF en pièce jointe.
Comment ça fonctionne ?
Configuration simple
Rendez-vous dans Mon compte et trouvez la section Notifications comptable PEPPOL. Vous pouvez :
- Ajouter plusieurs adresses email — Un comptable principal, un cabinet externe, un collaborateur interne
- Choisir les types de notifications — Factures d'achat (reçues), factures de vente (envoyées), ou les deux
- Activer/désactiver les PDF — Joindre automatiquement le PDF à chaque email
Notifications intelligentes
Chaque comptable configuré peut recevoir des notifications différentes :
| Comptable | Achats | Ventes | |-----------|--------|--------| | Cabinet principal | ✓ | ✓ | | Collaborateur interne | ✗ | ✓ | | Expert TVA | ✓ | ✗ |
Cette flexibilité permet d'adapter les notifications aux responsabilités de chacun.
Deux types de notifications
Factures d'achat (PEPPOL inbox)
Quand vous recevez une facture via le réseau PEPPOL, votre comptable reçoit automatiquement :
- Le nom du fournisseur et son numéro de TVA
- Le numéro de facture et la date
- Le montant total avec la devise
- Le PDF de la facture en pièce jointe (si activé)
Cela permet à votre comptable de préparer l'encodage avant même que vous n'ayez consulté la facture.
Factures de vente (envoyées via PEPPOL)
Quand vous envoyez une facture à un client via PEPPOL, votre comptable est notifié avec :
- Le nom du client destinataire
- Le numéro de facture et la date d'émission
- Le montant total facturé
- Le PDF de la facture tel qu'envoyé au client
Votre comptable dispose ainsi d'une copie conforme pour ses archives et sa comptabilité.
Avantages pour votre garage
Gain de temps
Plus besoin de transférer manuellement chaque facture. L'automatisation vous fait gagner plusieurs heures par mois sur les tâches administratives.
Aucun oubli
Chaque facture PEPPOL déclenche automatiquement la notification. Votre comptable reçoit systématiquement tous les documents, sans exception.
Collaboration fluide
Votre comptable travaille avec des données à jour, sans délai. Il peut préparer les déclarations TVA et les bilans avec des informations complètes.
Traçabilité
Chaque notification envoyée est enregistrée. Vous savez exactement quand votre comptable a été informé de chaque transaction.
Une fonctionnalité PRO
Les notifications comptable automatiques font partie du plan PRO de Karbill. Ce plan inclut également :
- Module Atelier complet (techniciens, DVIs, ordres de réparation)
- Gestion du stock de pièces détachées
- Nombre illimité de véhicules, clients et factures
- Support prioritaire
Comment activer les notifications ?
- Connectez-vous à votre compte Karbill
- Accédez à Mon compte depuis le menu
- Faites défiler jusqu'à Notifications comptable PEPPOL
- Cliquez sur Ajouter un email
- Configurez le nom, l'email et les types de notifications souhaités
C'est tout ! Dès la prochaine facture PEPPOL, votre comptable recevra sa notification.
Intégration avec votre SMTP personnalisé
Si vous utilisez déjà un SMTP personnalisé pour vos emails de factures, les notifications comptable l'utiliseront automatiquement. Vos emails partiront depuis votre propre adresse professionnelle, renforçant votre image de marque.
Karbill est un logiciel de gestion complet pour garages automobiles en Belgique. Facturation PEPPOL, gestion de stock, atelier et bien plus encore.