Conditions Générales d'Utilisation

1. Objet

Les présentes Conditions Générales d'Utilisation (CGU) ont pour objet de définir les modalités et conditions d'utilisation du logiciel de gestion Karbill (ci-après le "Service"), ainsi que les droits et obligations des parties.

En accédant au Service ou en l'utilisant, vous acceptez d'être lié par les présentes CGU. Si vous n'acceptez pas ces conditions, veuillez ne pas utiliser le Service.

2. Description du Service

Karbill est un logiciel de gestion en ligne (SaaS) destiné aux garages automobiles en Belgique. Le Service permet notamment :

• La gestion des clients et de leurs véhicules
• La création et la gestion de factures (vente, proforma, acompte, avoirs)
• Le suivi des réparations et ordres de travail
• La gestion du stock de pièces détachées
• La génération de rapports et statistiques
• L'émission de garanties véhicules
• (Optionnel) L'envoi/réception de documents électroniques via le réseau Peppol, lorsque cette fonctionnalité est activée

3. Accès au Service

L'accès au Service nécessite la création d'un compte utilisateur. L'utilisateur s'engage à fournir des informations exactes, complètes et à jour lors de son inscription et à maintenir ces informations à jour.

L'utilisateur est responsable de la confidentialité de ses identifiants de connexion et de toutes les activités effectuées sous son compte. En cas de suspicion d'utilisation non autorisée, l'utilisateur doit immédiatement en informer Karbill.

4. Abonnement et Paiement

Le Service est proposé sous forme d'abonnement mensuel ou annuel. Les tarifs en vigueur sont disponibles sur notre page de tarification. Tous les prix affichés s'entendent hors TVA (HTVA). La TVA applicable sera ajoutée lors du paiement. Les paiements sont effectués via Stripe, notre prestataire de paiement sécurisé.

Les abonnements sont automatiquement renouvelés à la fin de chaque période, sauf résiliation par l'utilisateur. Les montants payés ne sont pas remboursables, sauf disposition contraire prévue par la loi belge.

Retard ou défaut de paiement : en cas de retard de paiement ou de paiement non résolu (échec de prélèvement, rejet de carte, etc.), l'accès au Service pourra être suspendu jusqu'au règlement complet des sommes dues.

Frais liés à Peppol (si activé) : certains plans ou options peuvent inclure des frais liés à l'utilisation des services Peppol (par document envoyé / reçu, par volume, ou forfait). Les tarifs applicables sont ceux indiqués dans l'offre commerciale / page de tarification au moment de la souscription.

5. Obligations de l'Utilisateur

L'utilisateur s'engage à :

• Utiliser le Service conformément à sa destination et aux présentes CGU
• Ne pas utiliser le Service à des fins illégales ou non autorisées
• Respecter les droits de propriété intellectuelle de Karbill et des tiers
• Ne pas tenter de contourner les mesures de sécurité du Service
• Assurer l'exactitude, la véracité et la conformité des données saisies, notamment les informations fiscales
• Respecter la législation belge en matière de facturation et de TVA

6. Services Peppol (Facturation électronique)

Lorsque l'option "Peppol" est activée, Karbill permet à l'utilisateur d'émettre et/ou de recevoir des documents électroniques (ex. factures, notes de crédit, etc.) via le réseau Peppol, conformément aux spécifications et règles applicables au réseau.

6.1 Externalisation et tiers (Access Point / Prestataire Peppol)

L'utilisateur reconnaît que les services Peppol sont techniquement opérés via des prestataires tiers (ex. Access Point), et que certaines données nécessaires à l'envoi/la réception et à la traçabilité peuvent transiter par ces prestataires, uniquement aux fins d'exécution du service.

6.2 Vérification d'identité (KYC) et informations d'embarquement

Pour activer Peppol, l'utilisateur s'engage à fournir des informations exactes permettant de vérifier son identité légale (notamment le numéro d'entreprise/BCE, raison sociale, adresse). Karbill peut refuser, suspendre ou désactiver l'accès Peppol en cas d'incohérence, de doute raisonnable ou de non-fourniture des informations requises.

6.3 Usage licite – Interdiction de fraude / spam / abus

L'utilisateur s'engage à utiliser Peppol exclusivement dans un cadre licite et légitime. Toute tentative de fraude, d'envoi de spam, d'usage abusif ou d'activité criminelle (y compris usurpation d'identité, fausses factures, manipulation de données) est strictement interdite.

6.4 Responsabilité du contenu des documents

L'utilisateur demeure seul responsable du contenu, de la légalité, de l'exactitude et des conséquences commerciales et fiscales de tous documents transmis ou reçus via Peppol (factures, notes de crédit, datasets, etc.), y compris leur conformité aux lois et réglementations applicables.

6.5 Sécurité des systèmes de l'utilisateur

L'utilisateur est responsable de la sécurité de son environnement (poste, accès, réseau, mots de passe) et s'engage à mettre en œuvre des mesures raisonnables pour prévenir les intrusions, malwares, accès non autorisés et altérations de données.

6.6 Coopération avec les autorités et demandes de conformité

L'utilisateur s'engage à coopérer de bonne foi en cas de demande raisonnable liée à la conformité Peppol (audit, enquête, vérification), y compris en fournissant des informations nécessaires et en appliquant des mesures correctives demandées par Karbill ou par les autorités compétentes, dans les limites de la loi.

6.7 Suspension immédiate de Peppol

Karbill se réserve le droit de suspendre ou désactiver immédiatement l'accès Peppol (sans préavis) en cas de suspicion raisonnable ou de constat de fraude, spam, abus, risque de sécurité, violation des règles Peppol, ou demande des autorités/du prestataire Peppol. L'utilisateur supporte les conséquences liées à cette suspension.

6.8 Traçabilité et conservation technique

À des fins de sécurité, support et traçabilité, Karbill et/ou ses prestataires peuvent conserver des journaux techniques (métadonnées d'échanges, accusés de réception, identifiants techniques) pour la durée nécessaire à l'exécution du service et au respect des obligations légales, sans porter atteinte aux obligations de confidentialité.

7. Propriété Intellectuelle

Le Service, y compris son design, ses logos, textes, graphiques, et tous autres éléments, sont protégés par les droits de propriété intellectuelle et restent la propriété exclusive de Karbill ou de ses concédants de licence.

L'utilisateur conserve tous les droits sur les données qu'il saisit dans le Service. Karbill ne revendique aucun droit de propriété sur ces données.

8. Protection des Données

La collecte et le traitement des données personnelles sont régis par notre Politique de Confidentialité, qui fait partie intégrante des présentes CGU.

Karbill s'engage à respecter le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et la législation belge applicable en matière de protection des données personnelles.

9. Disponibilité du Service

Karbill s'efforce d'assurer une disponibilité maximale du Service. Toutefois, le Service peut être temporairement indisponible pour des raisons de maintenance, de mise à jour ou en cas de force majeure.

Karbill ne garantit pas que le Service sera exempt d'erreurs ou de dysfonctionnements et ne pourra être tenu responsable des dommages résultant d'une indisponibilité du Service.

10. Limitation de Responsabilité & Indemnisation

Dans les limites autorisées par la loi belge, la responsabilité de Karbill est limitée au montant des sommes effectivement versées par l'utilisateur au titre de son abonnement au cours des douze (12) derniers mois.

Karbill ne pourra en aucun cas être tenu responsable des dommages indirects, y compris la perte de données, la perte de chiffre d'affaires, la perte de profit, ou tout préjudice commercial.

Responsabilité du contenu : l'utilisateur reste seul responsable des données et documents qu'il crée, importe, transmet ou reçoit via le Service (y compris via Peppol), ainsi que de leur conformité légale, fiscale et réglementaire.

Indemnisation : l'utilisateur s'engage à indemniser, défendre et dégager Karbill de toute responsabilité en cas de réclamation, dommage, sanction, amende, coût ou frais (y compris honoraires raisonnables d'avocats) résultant (i) d'une violation des présentes CGU, (ii) d'un usage illicite du Service, (iii) de fraude/spam/abus via Peppol, ou (iv) de l'inexactitude/illégalité des documents transmis.

11. Résiliation

L'utilisateur peut résilier son abonnement en envoyant une lettre recommandée avec accusé de réception à l'adresse suivante :

Préavis : la résiliation est soumise à un préavis de trois (3) mois à compter de la date de réception du courrier recommandé, sauf disposition particulière prévue dans l'offre commerciale ou la loi applicable.

Conséquences : à la date effective de résiliation, l'accès au compte pourra être désactivé. L'utilisateur est responsable d'exporter ses données avant la résiliation.

Suspension / résiliation pour manquement : Karbill se réserve le droit de suspendre ou résilier l'accès au Service (en tout ou partie, y compris Peppol) en cas de violation des présentes CGU, et/ou en cas de risque de sécurité, fraude, spam, ou demande des autorités ou prestataires tiers, avec ou sans préavis selon la gravité.

12. Modification des CGU

Karbill se réserve le droit de modifier les présentes CGU à tout moment. Les utilisateurs seront informés de toute modification substantielle par email ou via le Service. La poursuite de l'utilisation du Service après notification vaudra acceptation des nouvelles CGU.

13. Droit Applicable et Juridiction

Les présentes CGU sont régies par le droit belge. En cas de litige relatif à l'interprétation ou à l'exécution des présentes CGU, les parties s'efforceront de résoudre leur différend à l'amiable. À défaut, les tribunaux francophones du ressort de Bruxelles seront compétents, sauf disposition légale impérative contraire.

14. Contact

Pour toute question relative aux présentes CGU, vous pouvez nous contacter :

• Par email : info@karbill.be
• Via notre formulaire de contact sur le site

Important : si vous activez Peppol, vous reconnaissez que le non-respect des règles du réseau (fraude, spam, usage abusif) peut entraîner une suspension immédiate de l'accès et des conséquences financières et réglementaires.