Chaque voiture qui entre chez vous reçoit une ligne dans le registre : un numéro d'ordre, la date d'entrée, la plaque (ou le numéro de châssis) et un code qui dit de quelle opération il s'agit. À la sortie, vous ajoutez la date. Puis la référence de la facture, au plus tard à la fin du mois suivant. Le registre se garde 10 ans.
Le déroulé d'un contrôle du SPF Finances et ce que l'inspecteur regarde sont traités dans l'article sur le contrôle du registre. Ici, on reste sur la ligne elle-même : ce qu'elle contient, à quel moment chaque case se remplit, et combien de temps vous devez garder le tout.
Qui doit tenir un registre des véhicules d'occasion ?
Le revendeur qui livre régulièrement des véhicules d'occasion à moteur, ou qui sert d'intermédiaire dans ces ventes. L'article 28, § 1er, de l'arrêté royal n° 1 du 29 décembre 1992 lui impose un registre des véhicules à moteur présents dans ses installations (recueil des arrêtés royaux TVA du SPF Finances, mis à jour au 31 mars 2026).
Le registre se tient par siège d'exploitation. Si vous avez un showroom à Liège et un parc à Herstal, chaque adresse a le sien. L'article 28, § 5, ajoute qu'un registre qui n'est pas clôturé depuis plus de trois mois doit se trouver au siège d'exploitation, donc là où sont les voitures, pas chez votre comptable.
Que faut-il noter quand une voiture entre ?
Dès l'entrée du véhicule, l'article 28, § 2, 1°, demande cinq éléments :
- un numéro d'ordre ;
- la date d'entrée ;
- le numéro de plaque, ou à défaut le numéro de châssis ;
- le cas échéant, le numéro de TVA étranger de celui qui vous confie la voiture ;
- un code qui identifie la nature de l'opération (un achat, par exemple).
« Dès l'entrée » se prend au pied de la lettre : la ligne existe le jour où la voiture arrive sur votre parc, pas le jour où vous la mettez en vente. Une voiture rachetée un vendredi et préparée la semaine suivante est déjà dans le registre le vendredi.
Que faut-il ajouter quand la voiture sort ?
Deux choses, à deux moments différents. Le jour où la voiture quitte vos installations, vous notez la date de sortie (art. 28, § 2, 2°). Ensuite, au plus tard à la fin du mois qui suit celui de la sortie, vous inscrivez une référence à la facture (art. 28, § 2, 3°). S'il n'y a pas de facture, ce sera une référence à une autre pièce justificative, ou la raison pour laquelle aucun document n'a été établi.
Ce délai laisse le temps de facturer, mais il se compte en mois civils. Une voiture sortie le 2 du mois et une voiture sortie le 30 ont la même date limite.
| Moment | Ce que vous inscrivez | Texte |
|---|---|---|
| Entrée de la voiture | Numéro d'ordre, date d'entrée, plaque ou châssis, numéro de TVA étranger s'il y en a un, code de l'opération | AR n° 1, art. 28, § 2, 1° |
| Sortie de la voiture | Date de sortie | AR n° 1, art. 28, § 2, 2° |
| Au plus tard fin du mois suivant la sortie | Référence de la facture, d'une autre pièce, ou raison de l'absence de document | AR n° 1, art. 28, § 2, 3° |
Peut-on laisser une ligne vide ou corriger une erreur ?
Pas de ligne vide. L'article 29 demande que les inscriptions se suivent sans blanc ni lacune. Les numéros d'ordre se suivent donc eux aussi : après la ligne 41 vient la 42, puis la 43.
Une erreur se corrige, mais l'ancienne écriture doit rester lisible. Sur papier, vous barrez d'un trait et vous écrivez à côté. Le correcteur blanc et la page arrachée sont exclus. Le même article autorise le registre informatisé, à condition de respecter ces règles.
Combien de temps faut-il garder le registre ?
Dix ans. Le SPF Finances fixe à 10 ans la conservation des factures, des copies de factures, des journaux et des autres documents (page « Comptabilité et facturation » du SPF Finances), et le registre des véhicules suit cette règle. Pour les journaux, le délai part du 1er janvier de l'année qui suit leur clôture.
Vous lirez encore souvent « sept ans », y compris dans des articles récents. C'était l'ancienne règle : la loi du 20 novembre 2022 (art. 103) a porté le délai de 7 à 10 ans pour la TVA devenue exigible à partir du 1er janvier 2023, comme l'explique la circulaire 2023/C/58.
L'exemple : une Golf achetée le 3 mars 2026, vendue le 15 mai
Le 3 mars 2026, vous achetez une Golf. Elle entre sur votre parc le jour même. La dernière ligne du registre porte le numéro 41, la Golf reçoit la ligne 42 :
- n° d'ordre : 42 ;
- date d'entrée : 03/03/2026 ;
- plaque : 1-GLF-042 ;
- opération : achat.
Le 15 mai 2026, un client la reprend. Vous notez la date de sortie, 15/05/2026, sur la même ligne.
La facture part quelques jours plus tard. Sa référence doit figurer sur la ligne 42 au plus tard le 30 juin 2026, fin du mois qui suit mai. Si vous l'inscrivez le 2 juillet, la ligne est en retard, même si la facture elle-même est en ordre.
Pendant ce temps, d'autres voitures sont entrées. La suivante a pris la ligne 43, sans saut et sans ligne laissée vide pour « compléter plus tard ». Le registre de 2026 se garde ensuite dix ans.
Votre stock, vos ventes et vos factures au même endroit
Karbill, le logiciel des revendeurs de voitures d'occasion en Belgique.
Comment Karbill tient le registre à votre place ?
Avec l'option « Automatiser » activée, Karbill crée l'entrée du registre à chaque achat ou vente de véhicule que vous encodez. Vous n'écrivez pas la ligne 42 : elle apparaît quand vous enregistrez l'achat de la Golf, et la date de sortie s'y ajoute quand vous enregistrez la vente.
La référence de la facture est liée à la ligne. Quand vous facturez la Golf dans Karbill, la référence se retrouve dans le registre sans que vous la recopiiez. Si une ligne attend encore sa référence après le délai, Karbill la signale « En retard » : vous la voyez dans la liste au lieu de la découvrir le jour d'un contrôle.
Le jour où quelqu'un demande à voir le registre, vous l'exportez en PDF ou en CSV. Karbill est aussi partenaire Peppol pour l'envoi et la réception des factures électroniques. Le reste du logiciel est présenté sur la page Karbill pour les revendeurs.
Questions fréquentes
Le registre peut-il être tenu sur ordinateur ?
Oui. L'article 29 de l'AR n° 1 admet un registre informatisé, à condition de garder les inscriptions sans blanc ni lacune et de laisser lisible l'écriture d'origine quand vous corrigez.
Que noter si une voiture sort sans facture ?
La référence d'une autre pièce justificative, ou la raison pour laquelle aucun document n'a été établi. L'article 28, § 2, 3°, prévoit ces deux cas.
Faut-il un registre par adresse ?
Oui, le registre se tient par siège d'exploitation. Un registre non clôturé depuis plus de trois mois doit se trouver à ce siège.
Le registre se garde-t-il sept ou dix ans ?
Dix ans. Le délai est passé de 7 à 10 ans pour la TVA devenue exigible à partir du 1er janvier 2023.
Quand la ligne doit-elle être créée ?
Dès que la voiture entre dans vos installations, avec son numéro d'ordre, sa date d'entrée, sa plaque ou son châssis et le code de l'opération.