Facturatie software autogarage: de complete gids voor garages in België
Facturatie is de ruggengraat van elke autogarage. Tussen Belgische wettelijke verplichtingen, btw, margeregeling en elektronische B2B-facturatie is het hebben van aangepaste facturatie software autogarage geen optie meer — het is een noodzaak.
Waarom specifieke facturatiesoftware voor garages?
De specifieke kenmerken van automobiel facturatie
Een garage is geen gewone winkel. De facturatie is complex:
- Arbeid en onderdelen: twee aparte lijnen met verschillende marges
- Margeregeling: voor tweedehands voertuigen
- Variabele btw: 21% standaard, exportvrijstelling, B2B-verlegging
- Voorafgaande offertes: wettelijke verplichting voor bepaalde bedragen
- Voertuighistoriek: traceerbaarheid van interventies
Risico's zonder aangepaste software
Zonder facturatie software autogarage loopt u risico op:
- Btw-berekeningsfouten bestraft door de fiscus
- Vergeten facturatie van onderdelen of arbeid
- Aanzienlijk tijdverlies door handmatige invoer
- Klantgeschillen door gebrek aan duidelijkheid
- Non-conformiteit met elektronische B2B-verplichtingen
Essentiële functies van facturatie software autogarage
1. Volledig documentbeheer
Goede software moet alle commerciële documenten beheren:
Offertes
- Snelle creatie met geïntegreerde onderdelencatalogus
- Gestandaardiseerde arbeidstijden
- Instelbare geldigheid
- Omzetting naar factuur met één klik
Facturen
- Verkoopfactuur: diensten en onderdelen
- Proforma factuur: voor betaling
- Voorschotfactuur: gedeeltelijke betaling
- Creditnota: terugbetalingen en correcties
Bestelorders
- Geïntegreerde leveranciersbestellingen
- Ontvangstopvolging
- Automatische afstemming
2. Belgische btw-conformiteit
De facturatie software autogarage moet de Belgische fiscaliteit beheersen:
| Situatie | Btw-tarief | Toepassing | |----------|------------|------------| | Standaard dienst | 21% | Arbeid en onderdelen | | Tweedehands (marge) | 0% zichtbaar | Alleen marge belast | | EU-export (B2B) | 0% | Verlegging | | Export buiten EU | 0% | Volledige vrijstelling |
Margeregeling voor tweedehands voertuigen
Dit is DE specificiteit van autogarages:
- Aankoop tweedehands van particulier: geen aftrekbare btw
- Verkoop: btw alleen berekend op de winstmarge
- Verplichte vermelding op factuur
- Automatische berekening door software
3. Elektronische B2B-facturatie
Sinds 2024 verplicht België elektronische facturatie voor B2B-transacties:
- Gestructureerd formaat (Peppol, UBL)
- Verzending via erkend netwerk
- Wettelijke archivering 7 jaar
- Automatische boekhoudintegratie
Moderne facturatie software autogarage integreert deze verplichtingen native.
4. Onderdelen- en arbeidscatalogus
Onderdelendatabase
- Fabrikantreferenties (OEM)
- Aftermarket equivalenten
- Aankoop- en verkoopprijzen
- Margebeheer per familie
Standaardtijden
- Fabrikanttijden per operatie
- Personalisatie volgens ervaring
- Automatische berekening arbeidskosten
- Instelbaar uurtarief
5. Klant- en voertuigopvolging
Elke factuur is gekoppeld aan:
- Klantenfiche: contactgegevens, historiek, voorwaarden
- Voertuigfiche: nummerplaat, kilometerstand, interventies
- Automatische herinneringen: periodiek onderhoud
Concrete voordelen voor uw garage
Dagelijkse tijdwinst
| Taak | Zonder software | Met software | |------|-----------------|--------------| | Offerte maken | 20 min | 5 min | | Facturatie | 15 min | 2 min | | Historiek zoeken | 10 min | 30 sec | | Maandafsluiting | 4 uur | 30 min |
Foutreductie
- -80% berekeningsfouten
- -90% vergeten facturatie
- -100% btw-problemen
Verbetering kasstroom
- Onmiddellijke facturatie na interventie
- Automatische aanmaningen voor onbetaalde facturen
- Real-time omzetopvolging
- Kasstroomprognose
Hoe kiest u uw facturatie software autogarage?
Essentiële criteria
1. Automobiel specialisatie
Generalistische software volstaat niet. Eis:
- Beheer margeregeling
- Automobiel onderdelencatalogus
- Geïntegreerde standaardtijden
- Complete voertuigfiche
2. Belgische conformiteit
- Native Belgische btw
- Peppol elektronische facturatie
- Automatische wettelijke vermeldingen
- Belgisch boekhoudexportformaat
3. Gebruiksgemak
- Intuïtieve interface
- Snelle training
- Support in Nederlands en Frans
- Mobiele applicatie
4. Cloud modus (SaaS)
- Toegang van overal
- Automatische back-ups
- Updates inbegrepen
- Geen server te beheren
Vragen aan de uitgever
- Beheert de software de margeregeling?
- Is elektronische B2B-facturatie geïntegreerd?
- Wat is de supporttijd bij problemen?
- Zijn wettelijke updates inbegrepen?
- Kan ik mijn gegevens exporteren als ik van oplossing verander?
KarBill: facturatie software autogarage ontworpen voor België
KarBill voldoet aan alle behoeften van Belgische garages:
- ✅ Automatische margeregeling
- ✅ Native Belgische btw
- ✅ Elektronische B2B-facturatie
- ✅ Geïntegreerde onderdelencatalogus
- ✅ Aanpasbare standaardtijden
- ✅ NL/FR support
- ✅ Beveiligde cloud modus
Implementatie: de belangrijkste stappen
Fase 1: Voorbereiding
- Export gegevens uit oud systeem
- Opschoning klantenbestand
- Verificatie onderdeelreferenties
Fase 2: Configuratie
- Instelling btw en wettelijke vermeldingen
- Import onderdelencatalogus
- Creatie factuursjablonen
- Configuratie gebruikers
Fase 3: Training
- Training administratief team
- Training receptionisten
- Tests in reële omstandigheden
Fase 4: Lancering
- Start parallel met oud systeem
- Validatie eerste documenten
- Definitieve overschakeling
FAQ – Facturatie software autogarage
Welk budget voorzien? Tussen €19 en €99/maand afhankelijk van functionaliteiten. ROI wordt meestal bereikt in 2-3 maanden.
Kan ik mijn oude klanten importeren? Ja, de meeste software staat CSV- of Excel-import toe.
Is elektronische facturatie verplicht? Voor B2B in België, ja sinds 2024. Voor B2C, nog niet.
Zijn mijn gegevens beveiligd? Moderne cloudoplossingen bieden encryptie, back-ups en AVG-conformiteit.
Kan ik factureren vanaf mijn smartphone? Ja, SaaS-oplossingen zijn toegankelijk op alle apparaten.
Conclusie
Investeren in aangepaste facturatie software autogarage is onmisbaar geworden voor Belgische garages. Tussen wettelijke conformiteit, tijdwinst en foutreductie zijn de voordelen onmiddellijk en meetbaar.
Laat facturatie niet langer een rem zijn op uw activiteit. Kies een gespecialiseerde tool, conform Belgische verplichtingen en eenvoudig in dagelijks gebruik.
Uw garage verdient facturatie op het niveau van uw mechanische expertise.