Garageregister BTW in België: wettelijke verplichting en complete gids 2025
Het BTW-garageregister is een onvermijdelijke wettelijke verplichting voor elke Belgische garagist. In 2025 blijft naleving van deze regelgeving essentieel om sancties tot 5.000 euro te vermijden. Ontdek alles wat u moet weten over dit verplichte register.
Wat is het BTW-garageregister?
Het garageregister, ook wel handelaarsregister of politieboek genoemd, is een officieel document waarin elke garagist de bewegingen van voertuigen binnen zijn bedrijf moet registreren.
Wettelijke basis
Deze verplichting is vastgelegd door:
- Koninklijk Besluit nr. 1 van 29 december 1992 betreffende toezichtmaatregelen inzake BTW
- Circulaire 2018/C/47 met toepassingsmodaliteiten
Wie moet dit bijhouden?
Elke automobiel professional in België die:
- Voertuigen verkoopt (nieuw of tweedehands)
- Diensten verleent aan voertuigen (reparaties, onderhoud)
- Optreedt als tussenpersoon bij de verkoop van tweedehandsvoertuigen
Waarom is het garageregister verplicht?
Doelstellingen van de regelgeving
- Fiscale traceerbaarheid: De BTW-administratie in staat stellen voertuigstromen te volgen
- Fraudebestrijding: Niet-aangegeven verkoopkanalen voorkomen
- Consumentenbescherming: Herkomst van verkochte voertuigen garanderen
- Margecontrole: Correcte toepassing van het BTW-margestelsel verifiëren
Voordelen voor de garagist
- Geoptimaliseerd beheer van het voertuigenpark
- Wettelijk bewijs bij geschillen
- Commerciële opvolging van in- en uitgangen
- Volledige geschiedenis voor elk voertuig
Verplichte inhoud van het garageregister
Informatie bij binnenkomst voertuig
Verplichte velden:
- Volgnummer: Jaarlijkse sequentiële nummering (verplicht)
- Datum binnenkomst: Aankomstdatum in de garage (verplicht)
- Nummerplaat: Of chassisnummer indien geen plaat (verplicht)
- Chassisnummer: Volledig VIN van het voertuig (aanbevolen)
- BTW-nummer klant: Verplicht indien professionele klant (voorwaardelijk)
- Naam klant: Identiteit van eigenaar/verkoper (verplicht)
Informatie bij vertrek voertuig
Verplichte velden:
- Datum vertrek: Vertrekdatum van het voertuig (verplicht)
- Factuurreferentie: Nummer van de gekoppelde factuur (verplicht)
Officiële operatiecodes
Het register moet het type operatie aangeven:
- A - Aankoop (binnenkomst in voorraad)
- D - Depot / consignatie (depot-verkoop)
- V - Verkoop (definitief vertrek)
- S - Tijdelijk vertrek (technische keuring, carrosserie, proefrit)
- R - Terugkeer voertuig (na tijdelijk vertrek)
- O - Andere operatie (bijzondere gevallen)
Wettelijke termijn voor factuurreferentie
Kritische regel om te respecteren
De factuurreferentie moet in het register worden ingeschreven uiterlijk aan het einde van de maand volgend op de vertrekdatum van het voertuig.
Praktisch voorbeeld:
- Voertuig vertrokken op 15 maart 2025
- Factuurreferentie toe te voegen vóór 30 april 2025
Berekening van de termijn
Maximale termijn = Einde van de maand volgend op vertrekdatum
Deze termijn geldt voor alle voertuigvertrekken, of het nu gaat om:
- Definitieve verkopen
- Gefactureerde reparaties
- Afgesloten depot-verkopen
Sancties bij niet-naleving
Voorziene boetes
Alle overtredingen zijn strafbaar met een boete van € 1.500 tot € 5.000:
- Register niet bijgehouden: € 1.500 tot € 5.000
- Onvolledig register: € 1.500 tot € 5.000
- Factuurtermijn overschreden: € 1.500 tot € 5.000
- Onjuiste informatie: € 1.500 tot € 5.000
Bijkomende gevolgen
- Diepgaande fiscale controle mogelijk
- Betwisting van het BTW-margestelsel
- Fiscale rechtzetting op niet-getraceerde verkopen
- Verlies van geloofwaardigheid bij de administratie
Bewaring van het register
Bewaartermijn
Het garageregister moet minimaal 7 jaar worden bewaard (wettelijke bewaartermijn voor boekhoudkundige documenten in België).
Bewaringsformaat
- Papieren formaat: Gebonden register, genummerde pagina's
- Elektronisch formaat: Toegestaan indien garanties voor integriteit en authenticiteit
Aanbevolen archivering
- Jaarlijkse beveiligde back-up
- Bewaring op veilige plaats
- Snelle toegang bij controle
Karbill: uw gratis en conforme garageregister
100% gratis oplossing
Bij Karbill begrijpen we het belang van wettelijke conformiteit voor Belgische garagisten. Daarom bieden we een volledig gratis garageregistermodule aan in onze beheersoftware.
Inbegrepen functies
Volledig beheer van binnenkomsten
- Automatische nummering per jaar
- Alle officiële operatiecodes (A, D, V, S, R, O)
- Eenvoudige selectie van bestaande voertuigen en klanten
- Automatisch invullen van voertuiginformatie
Opvolging van wettelijke termijnen
- Automatische berekening van deadline voor factuurreferentie
- Visuele waarschuwingen voor achterstallige registraties
- Notificaties vóór termijnvervalling
- Dashboard met status van elke registratie
Vereenvoudigde afsluiting
- Snelle toevoeging van factuurreferentie
- Automatische koppeling met Karbill-facturen
- Volledige wijzigingsgeschiedenis
Export en archivering
- PDF-export conform voor controles
- Excel/CSV-export voor uw archieven
- Jaarlijkse archivering met integriteitshash
- Beveiligde bewaring in de cloud
Karbill voordelen
Waarom kiezen voor Karbill voor uw garageregister?
- Gratis: Inbegrepen in alle abonnementen, inclusief het gratis aanbod
- Geautomatiseerd: Automatische termijnberekening en waarschuwingen
- Geïntegreerd: Koppeling met facturen, klanten en voertuigen
- Conform: Voldoet aan alle Belgische wettelijke vereisten
- Beveiligd: Data gehost in Europa, dagelijks geback-upt
Hoe gebruikt u het Karbill garageregister?
Stap 1: Nieuwe registratie aanmaken
- Ga naar het menu Garageregister
- Klik op Nieuwe registratie
- Selecteer de operatiecode (A, D, V, S, R, O)
- Kies het voertuig (informatie wordt automatisch ingevuld)
- Selecteer de klant
- Bevestig
Stap 2: Registratie afsluiten
- Zoek de registratie in de lijst
- Klik op Afsluiten
- Geef de vertrekdatum aan
- Voeg de factuurreferentie toe (nu of later)
- Bevestig
Stap 3: Factuurreferentie toevoegen
Als u de referentie niet bij afsluiting heeft toegevoegd:
- Klik op Ref. toevoegen in de betreffende regel
- Selecteer een bestaande factuur of voer handmatig in
- Opslaan
Stap 4: Exporteren voor archivering
- Klik op Exporteren
- Kies het formaat (PDF of CSV)
- Selecteer de periode
- Download
Best practices voor uw register
Wel doen
- Onmiddellijk registreren van elk binnenkomend voertuig
- Regelmatig controleren van registraties in afwachting van factuur
- Jaarlijks archiveren van uw register
- Teams opleiden in het gebruik van het register
Niet doen
- Wachten tot einde maand om registraties in te voeren
- Tijdelijke vertrekken vergeten (keuring, proefritten)
- BTW-nummer van professionele klanten verwaarlozen
- Termijn voor factuurreferentie overschrijden
FAQ: Veelgestelde vragen
Wordt het papieren register nog geaccepteerd?
Ja, het papieren register blijft wettelijk. Het elektronische formaat heeft echter de voorkeur omdat het biedt:
- Betere traceerbaarheid
- Vergemakkelijkt zoeken
- Automatische back-up
- Snelle export bij controle
Wat als ik vergeten ben een registratie in te voeren?
Registreer het zo snel mogelijk met de werkelijke binnenkomstdatum. Het elektronische Karbill-register bewaart de aanmaaktijdstempel, wat kan dienen als bewijs van goede trouw.
Moeten voertuigen voor reparatie worden geregistreerd?
Ja, alle voertuigen die uw garage binnenkomen voor dienstverlening (reparatie, onderhoud, controle) moeten worden geregistreerd met de juiste code.
Hoe om te gaan met voertuigen in depot-verkoop?
Gebruik code D (Depot) bij binnenkomst. Bij verkoop, sluit af met de verkoopfactuurreferentie. Als de eigenaar zijn voertuig terugneemt zonder verkoop, gebruik code R (Terugkeer).
Conclusie
Het BTW-garageregister is niet zomaar een administratieve formaliteit: het is een wettelijke verplichting waarvan niet-naleving duur kan uitvallen. Met Karbill beschikt u over een gratis, eenvoudig en conform hulpmiddel om uw register met een gerust hart te beheren.
Neem geen risico's meer met sancties. Maak uw gratis Karbill-account aan en profiteer onmiddellijk van een garageregister conform de Belgische wetgeving.
Hulp nodig? Ons supportteam staat klaar om u te begeleiden bij het opzetten van uw digitale garageregister.