PEPPOL verplicht in België 2026 : wat uw autogarage moet doen vóór de deadline
Elektronische facturatie via het PEPPOL-netwerk wordt verplicht voor Belgische bedrijven die andere bedrijven factureren (B2B). De Belgische wetgever heeft een duidelijk tijdschema vastgesteld — en autogarages, dealers en werkplaatsen zijn rechtstreeks betrokken.
Hier is alles wat u moet weten — en wat u nu moet doen.
Wat is PEPPOL ?
PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line) is een Europees gestandaardiseerd netwerk voor de uitwisseling van commerciële documenten: facturen, creditnota's, bestelorders.
In de praktijk: in plaats van een PDF per e-mail te sturen aan uw B2B-klant, verstuurt u een gestructureerde XML-factuur via het PEPPOL-netwerk. Ze komt rechtstreeks in het boekhoudsysteem van uw klant terecht, zonder handmatige invoer.
Voor uw garage: als u bedrijfsvloten, leasingmaatschappijen, groothandelgarages of bedrijven factureert, bent u betrokken.
De belangrijkste data in België
| Datum | Verplichting | |-------|-------------| | 1 januari 2026 | Grote bedrijven moeten PEPPOL-facturen kunnen ontvangen | | 1 juli 2026 | KMO's moeten PEPPOL-facturen kunnen ontvangen | | 1 januari 2027 | Alle bedrijven moeten facturen versturen via PEPPOL voor B2B-transacties |
Bron: Wet van 6 juli 2023 tot wijziging van het Belgische BTW-wetboek — verplichting elektronische B2B-facturatie.
Wie is betrokken in de automobielsector ?
Uw garage is betrokken als u facturen verstuurt naar andere bedrijven (B2B):
- ✅ Herstellingsfacturen voor bedrijfsvloten
- ✅ Verkoop van voertuigen aan leasingmaatschappijen
- ✅ Verkoop van onderdelen aan andere garages
- ✅ Onderhoudsfacturen voor bedrijfswagens
- ✅ Contractwerk voor bedrijven (vlootonderhoud, geplande onderhoudsbeurten)
Facturen aan particulieren (B2C) vallen niet onder deze verplichting.
Wat zijn de risico's als u niet conform bent ?
- Betalingsweigering: uw B2B-klanten kunnen een niet-conforme PDF-factuur weigeren
- Administratieve boete: tot 5.000 € per inbreuk
- Verlies van opdrachten: aanbestedingen en vlootcontracten vereisen PEPPOL-conformiteit
- Boekhoudkundige afwijzing: de boekhoudsoftware van uw klanten accepteert alleen PEPPOL-XML
Hoe snel conform worden ?
Stap 1 — Een PEPPOL-identificatiecode verkrijgen
Uw garage moet zich registreren op het PEPPOL-netwerk via een gecertificeerd Access Point. Uw registratienummer is gebaseerd op uw Belgisch BTW-nummer (BE0XXX.XXX.XXX).
Stap 2 — Software gebruiken die compatibel is met PEPPOL
Uw factureringssoftware moet in staat zijn om:
- Facturen te genereren in UBL 2.1-formaat (gestructureerde XML)
- Ze te verzenden via een gecertificeerd PEPPOL Access Point
- Inkomende facturen van uw leveranciers te ontvangen
Stap 3 — Testen vóór de deadlines
Doe de conformiteit niet op de valreep. Test nu met één of twee B2B-klanten om verrassingen te vermijden.
KarBill : al 100% PEPPOL-conform
KarBill is de enige Belgische garagebeheersoftware met native PEPPOL-integratie:
| PEPPOL-functionaliteit | KarBill | |------------------------|---------| | Versturen van UBL-facturen via PEPPOL | ✅ Standaard | | Ontvangen van PEPPOL-facturen | ✅ (add-on beschikbaar) | | Automatische registratie op het netwerk | ✅ | | Automatische boekhoudermelding | ✅ | | UBL-validatie vóór verzending | ✅ | | Ondersteuning FR/NL | ✅ |
In 5 minuten kan uw garage geregistreerd zijn op het PEPPOL-netwerk via KarBill, zonder technische kennis vereist.
Wat garages zeggen die al overgestapt zijn
"We verstuurden nog PDF's naar onze vlootklanten. Met KarBill zijn we in één dag overgestapt op PEPPOL. Sindsdien ontvangen hun boekhouders de facturen rechtstreeks — geen verloren e-mails meer." — Garage Vandenberghe, Gent
"De PEPPOL-verplichting maakte me ongerust. Met KarBill was het inbegrepen in het Business-abonnement. Niets extra te doen." — Auto Delcourt, Luik
Actieplan voor uw garage : PEPPOL-conformiteitschecklist
- [ ] Uw B2B-klanten identificeren (wie factureert u B2B ?)
- [ ] Controleren of uw huidige factureringssoftware PEPPOL ondersteunt
- [ ] Zo niet: KarBill gratis uitproberen (gratis plan beschikbaar)
- [ ] Registreren op het PEPPOL-netwerk (automatisch gedaan via KarBill)
- [ ] Een eerste PEPPOL-factuur testen vóór de deadline
Conclusie
Elektronische facturatie via PEPPOL is onvermijdelijk voor Belgische garages die B2B werken. Beter nu voorbereiden dan op de valreep geblokkeerd zitten.
KarBill is de eenvoudigste oplossing voor garages: al conform, al geïntegreerd, al gebruikt door Belgische garages.
KarBill gratis proberen → · Geen creditcard vereist · PEPPOL-conformiteit inbegrepen vanaf het Basic-plan
Bronnen: Wet van 6 juli 2023 (Belgisch Staatsblad), FOD Financiën, PEPPOL Europe