Elke wagen die bij u binnenkomt, krijgt een lijn in het register: een volgnummer, de datum van binnenkomst, de nummerplaat (of het chassisnummer) en een code die zegt om welke verrichting het gaat. Gaat de wagen weg, dan noteert u de datum. Daarna volgt de verwijzing naar de factuur, uiterlijk op het einde van de volgende maand. Het register bewaart u 10 jaar.
Hoe een controle van de FOD Financiën verloopt en waar de controleur naar kijkt, leest u in het artikel over de controle op het register. Hier gaat het over de lijn zelf: wat erop moet, wanneer u elk vak invult, en hoelang u alles bijhoudt.
Wie moet een register van tweedehandswagens bijhouden?
De handelaar die geregeld gebruikte motorvoertuigen levert, of als tussenpersoon bij die verkopen optreedt. Artikel 28, § 1, van het koninklijk besluit nr. 1 van 29 december 1992 verplicht hem om een register bij te houden van de motorvoertuigen die zich in zijn inrichting bevinden (verzameling van de btw-KB's van de FOD Financiën, bijgewerkt tot 31 maart 2026). In de wettekst heet het dus het register der motorvoertuigen. In de sector zegt men gewoon het register.
U houdt het register per exploitatiezetel bij. Hebt u een showroom in Gent en een parking in Merelbeke, dan heeft elk adres zijn eigen register. Artikel 28, § 5, voegt eraan toe dat een register dat nog loopt of minder dan drie maanden geleden afgesloten werd, op de exploitatiezetel moet liggen. Dus waar de wagens staan, niet bij uw boekhouder.
Wat noteert u als een wagen binnenkomt?
Zodra de wagen binnenkomt, vraagt artikel 28, § 2, 1°, vijf gegevens:
- een volgnummer;
- de datum van binnenkomst;
- het nummer van de nummerplaat, of anders het chassisnummer;
- in voorkomend geval het buitenlandse btw-nummer van wie u de wagen toevertrouwt;
- een code die de aard van de verrichting aangeeft (bijvoorbeeld een aankoop).
« Zodra de wagen binnenkomt » mag u letterlijk nemen. De lijn bestaat vanaf de dag dat de wagen op uw terrein staat, niet vanaf de dag dat u hem te koop zet. Koopt u op vrijdag een wagen in en maakt u hem de week erna klaar, dan staat hij op vrijdag al in het register.
Wat voegt u toe als de wagen vertrekt?
Twee dingen, op twee verschillende momenten. Op de dag dat de wagen uw inrichting verlaat, noteert u de datum van uitgang (art. 28, § 2, 2°). Uiterlijk op het einde van de maand na die van de uitgang schrijft u een verwijzing naar de factuur in (art. 28, § 2, 3°). Is er geen factuur, dan verwijst u naar een ander bewijsstuk, of noteert u waarom er geen document opgemaakt werd.
Die termijn geeft u tijd om te factureren, maar hij telt in kalendermaanden. Een wagen die op de 2de van de maand vertrekt en een wagen die op de 30ste vertrekt, hebben dezelfde uiterste datum.
| Moment | Wat u inschrijft | Tekst |
|---|---|---|
| Binnenkomst van de wagen | Volgnummer, datum van binnenkomst, nummerplaat of chassisnummer, buitenlands btw-nummer als er een is, code van de verrichting | KB nr. 1, art. 28, § 2, 1° |
| Uitgang van de wagen | Datum van uitgang | KB nr. 1, art. 28, § 2, 2° |
| Uiterlijk einde van de maand na de uitgang | Verwijzing naar de factuur, naar een ander stuk, of de reden waarom er geen document is | KB nr. 1, art. 28, § 2, 3° |
Mag u een lijn openlaten of een fout verbeteren?
Een lege lijn mag niet. Artikel 29 vraagt dat de inschrijvingen elkaar opvolgen zonder witruimte of leemte. De volgnummers lopen dus ook door: na lijn 41 komt 42, daarna 43.
Een fout mag u verbeteren, maar de oorspronkelijke inschrijving moet leesbaar blijven. Op papier trekt u er een streep door en schrijft u het juiste ernaast. Correctievloeistof of een uitgescheurde bladzijde kan niet. Hetzelfde artikel laat een register op de computer toe, als die regels gerespecteerd worden.
Hoelang moet u het register bewaren?
Tien jaar. De FOD Financiën legt 10 jaar op voor facturen, kopieën van facturen, dagboeken en andere documenten (pagina « Accounting and invoicing » van de FOD Financiën), en het register van de wagens volgt die regel. Voor dagboeken loopt de termijn vanaf 1 januari van het jaar na hun afsluiting.
U leest nog vaak « zeven jaar », ook in recente artikels. Dat was de oude regel: de wet van 20 november 2022 (art. 103) bracht de termijn van 7 naar 10 jaar voor de btw die opeisbaar werd vanaf 1 januari 2023, zoals circulaire 2023/C/58 uitlegt.
Het voorbeeld: een Golf gekocht op 3 maart 2026, verkocht op 15 mei
Op 3 maart 2026 koopt u een Golf in. Hij komt dezelfde dag op uw terrein. De laatste lijn in het register draagt nummer 41, de Golf krijgt lijn 42:
- volgnummer: 42;
- datum van binnenkomst: 03/03/2026;
- nummerplaat: 1-GLF-042;
- verrichting: aankoop.
Op 15 mei 2026 rijdt een klant ermee weg. U noteert de datum van uitgang, 15/05/2026, op dezelfde lijn.
De factuur vertrekt een paar dagen later. De verwijzing ernaar moet uiterlijk op 30 juni 2026 op lijn 42 staan, het einde van de maand na mei. Schrijft u ze pas op 2 juli in, dan is de lijn te laat, ook al is de factuur zelf in orde.
Intussen zijn er andere wagens binnengekomen. De volgende kreeg lijn 43, zonder sprong en zonder een lijn open te laten om « later in te vullen ». Het register van 2026 bewaart u daarna tien jaar.
Uw voorraad, verkopen en facturen op één plek
Karbill, de beheersoftware voor handelaars in tweedehandswagens in België.
Hoe houdt Karbill het register voor u bij?
Zet u de optie « Automatiseren » aan, dan maakt Karbill een inschrijving in het register bij elke aankoop of verkoop van een wagen die u invoert. Lijn 42 schrijft u niet zelf: ze verschijnt wanneer u de aankoop van de Golf registreert, en de datum van uitgang komt erbij wanneer u de verkoop registreert.
De verwijzing naar de factuur is aan de lijn gekoppeld. Factureert u de Golf in Karbill, dan staat de verwijzing in het register zonder dat u ze overtypt. Wacht een lijn na de termijn nog op haar verwijzing, dan markeert Karbill ze als « Achterstallig ». U ziet ze in de lijst, in plaats van er pas bij een controle achter te komen.
Vraagt iemand het register te zien, dan exporteert u het als PDF of CSV. Karbill is ook Peppol-partner voor het versturen en ontvangen van elektronische facturen. De rest van de software ziet u op de pagina Karbill voor handelaars.
Veelgestelde vragen
Mag u het register op de computer bijhouden?
Ja. Artikel 29 van het KB nr. 1 laat een register op de computer toe, zolang de inschrijvingen zonder witruimte of leemte elkaar opvolgen en de oorspronkelijke inschrijving leesbaar blijft bij een verbetering.
Wat noteert u als een wagen zonder factuur vertrekt?
De verwijzing naar een ander bewijsstuk, of de reden waarom er geen document opgemaakt werd. Artikel 28, § 2, 3°, voorziet die twee gevallen.
Hebt u een register per adres nodig?
Ja, het register wordt per exploitatiezetel bijgehouden. Een register dat nog loopt of minder dan drie maanden geleden afgesloten werd, moet op die zetel liggen.
Bewaart u het register zeven of tien jaar?
Tien jaar. De termijn ging van 7 naar 10 jaar voor de btw die opeisbaar werd vanaf 1 januari 2023.
Wanneer moet de lijn er staan?
Zodra de wagen in uw inrichting binnenkomt, met volgnummer, datum van binnenkomst, nummerplaat of chassisnummer en de code van de verrichting.