PEPPOL in België: complete gids 2026
PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) is een internationaal netwerk voor de uitwisseling van gestructureerde handelsdocumenten. In België wordt het gebruikt om elektronische facturen in UBL XML-formaat te verzenden tussen bedrijven. Sinds 1 januari 2026 is het uitsturen van B2B-facturen in PEPPOL-formaat verplicht voor alle Belgische btw-plichtige bedrijven.
Wat is PEPPOL precies?
PEPPOL is een interoperabiliteitsnetwerk beheerd door de internationale vereniging OpenPEPPOL. Het is geen software maar een standaard en infrastructuur: elk bedrijf maakt verbinding via een gecertificeerd Access Point, dat instaat voor de veilige overdracht van documenten tussen verzender en ontvanger.
Het technische formaat van facturen heet PEPPOL BIS Billing 3.0, gebaseerd op de Europese norm EN 16931 en uitgedrukt in UBL 2.1 (XML). Dit formaat is leesbaar door alle compatibele boekhoudsoftware in Europa.
Waarom is PEPPOL verplicht in België in 2026
De wet van 6 februari 2024 heeft de Europese ViDA-richtlijn (VAT in the Digital Age) omgezet in Belgisch recht. Het verplicht gestructureerde elektronische facturatie voor alle B2B-transacties tussen in België gevestigde btw-plichtigen vanaf 1 januari 2026.
De doelstellingen van de wetgever zijn:
- BTW-fraude bestrijden (geschat op 4 miljard € per jaar in België)
- Betaaltermijnen tussen bedrijven verminderen
- Btw-aangiften automatiseren
- B2B-uitwisselingen op Europees niveau harmoniseren
Hoe werkt een PEPPOL-verzending?
Een PEPPOL-factuurverzending volgt het zogenaamde « 4-hoeken »-model:
- Hoek 1 — U (verzender) maakt de factuur aan in uw software
- Hoek 2 — Uw Access Point zet de factuur om in UBL XML en stuurt ze naar het netwerk
- Hoek 3 — Het Access Point van de ontvanger ontvangt het document
- Hoek 4 — De ontvanger krijgt de factuur in zijn boekhoudsoftware
De hele operatie duurt meestal minder dan 5 seconden. De ontvanger wordt geïdentificeerd via zijn KBO-ondernemingsnummer (PEPPOL-identificatie scheme 0208).
Hoeveel kost PEPPOL?
De kostprijs hangt af van het type leverancier:
- Geïntegreerde oplossingen (zoals Karbill): PEPPOL-verzending vaak inbegrepen in het abonnement, zonder kost per document
- Onafhankelijke Access Points: 0,10 tot 0,50 € per verzonden document, + registratiekosten
- PEPPOL-ontvangst: meestal apart gefactureerd, 5 tot 15 € / maand voor een normaal volume
Hoe Karbill PEPPOL vereenvoudigt voor garages
Karbill integreert de uitgifte en ontvangst van PEPPOL-facturen natief via zijn integratie met Netfly, een door OpenPEPPOL gecertificeerd Access Point. Concreet:
- Automatische PEPPOL-registratie bij het aanmaken van de account (24-48 u)
- Automatische conversie van elke factuur naar conforme UBL XML
- Ontvangst van leveranciersfacturen rechtstreeks in de PEPPOL-inbox van de applicatie
- Automatische UBL-validatie voor verzending (geen weigeringen door de ontvanger)
- Ondersteuning van PEPPOL-creditnota's (UBL
CreditNote)
PEPPOL-verzending is inbegrepen in alle betaalde Karbill-formules. Ontvangst is beschikbaar als optie (PEPPOL Receive add-on).
Veelgestelde vragen
Wat is PEPPOL in België?
PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) is een internationaal netwerk voor de uitwisseling van gestructureerde handelsdocumenten. In België wordt het gebruikt om elektronische facturen in UBL XML-formaat te verzenden en te ontvangen tussen bedrijven en met de overheid. Het netwerk wordt beheerd door OpenPEPPOL en elk bedrijf maakt verbinding via een gecertificeerd Access Point.
Is PEPPOL verplicht in België in 2026?
Ja. Sinds 1 januari 2026 is het verzenden van elektronische B2B-facturen in gestructureerd formaat (PEPPOL BIS 3.0) verplicht in België voor alle transacties tussen in België gevestigde btw-plichtigen. Eenvoudige PDF-facturen worden niet meer aanvaard voor deze uitwisselingen.
Hoeveel kost PEPPOL voor een garage?
De kost hangt af van het gekozen Access Point. Geïntegreerde oplossingen in beheersoftware zoals Karbill bevatten meestal de verzending van PEPPOL in het abonnement, zonder kost per document voor uitzending. PEPPOL-ontvangst kan apart worden gefactureerd (add-on). Reken gemiddeld 0,10 tot 0,50 € per document bij onafhankelijke leveranciers.
Hoe registreer ik mij op het PEPPOL-netwerk?
Om te registreren moet een bedrijf via een door OpenPEPPOL gecertificeerd Access Point gaan. Het Access Point registreert het ondernemingsnummer (KBO 0xxx.xxx.xxx) als PEPPOL-identificatie met scheme 0208 (Belgian Crossroads Bank). De registratie duurt meestal 24 tot 48 uur. Karbill neemt deze inschrijving automatisch over.
Wat is het verschil tussen PEPPOL en een PDF-factuur?
Een PDF-factuur is een ongestructureerd visueel document dat handmatig moet worden gelezen. Een PEPPOL-factuur is een gestructureerd XML-document (UBL-formaat) dat boekhoudsoftware automatisch kan verwerken. PEPPOL waarborgt de integriteit van het document, schakelt handmatige invoer uit en versnelt de betaling met gemiddeld 5 tot 10 dagen.
Wat gebeurt er als ik PEPPOL niet gebruik in 2026?
Een Belgisch bedrijf dat zijn B2B-facturen na 1 januari 2026 niet in PEPPOL-formaat uitgeeft, riskeert een weigering van de factuur door de ontvanger en fiscale sancties. De btw-aftrek kan worden betwist door de administratie. Het is daarom essentieel om vanaf het begin van het jaar een operationele PEPPOL-oplossing te hebben.
Wees klaar voor PEPPOL met Karbill
PEPPOL-verzending inbegrepen in alle betaalde formules. Automatische registratie in 24-48 u. Gratis proefperiode van 14 dagen.