Excel tient bien une liste de voitures. Il casse au moment où la même voiture doit exister ailleurs : dans l'annonce, sur le bon de commande, sur la facture. Chaque fois, vous retapez la marque, le modèle, la puissance et le numéro de châssis. Et chaque copie peut porter une faute que personne ne voit, alors que la facture doit reprendre ces données exactes.
Le comparatif général entre un tableur et un logiciel (coûts, temps de mise en route, migration) se trouve dans l'article Excel ou logiciel de gestion. Ici, on suit une seule voiture, du jour où elle entre dans le tableau au jour où elle est facturée, et on regarde où l'erreur se glisse.
Combien de fois tape-t-on la même voiture quand on travaille sur Excel ?
Quatre fois, dans la plupart des cas. La voiture entre d'abord dans le fichier de stock, avec son prix d'achat. Ensuite vous la mettez en ligne, et le formulaire de l'annonce vous redemande la marque, le modèle, le kilométrage, la cylindrée. Quand un client signe, le bon de commande reprend la description du véhicule. Puis vient la facture, souvent dans un autre logiciel ou un modèle Word, où tout se retape une dernière fois.
Aucun de ces documents ne lit les autres. Le fichier Excel ne sait pas ce que vous avez écrit dans l'annonce, et le modèle de facture ne va pas chercher le châssis dans la colonne D. C'est vous qui faites le lien, au clavier, souvent le soir ou entre deux clients.
Que doit porter la facture d'une voiture d'occasion ?
L'arrêté royal n° 1 du 29 décembre 1992 fixe ce que doit contenir une facture TVA. Pour la livraison d'une voiture, neuve ou d'occasion, l'article 5, § 1er, 7°, demande :
- la marque ;
- le modèle ;
- la cylindrée ;
- la puissance du moteur ;
- le numéro de châssis ;
- et, pour une voiture d'occasion, la date de première mise en circulation.
Le texte se lit dans le recueil des arrêtés royaux TVA publié par le SPF Finances. Le même article impose aussi, au 1°, la date d'émission et un numéro séquentiel qui identifie la facture de façon unique, et au 6°, la dénomination usuelle des biens livrés avec leur quantité.
Le numéro de châssis est donc une mention de la facture, au même titre que le prix. S'il est faux, la facture décrit une autre voiture que celle que vous avez vendue.
L'exemple : une Golf achetée 9 000 €, vendue 12 500 €
Vous achetez une Golf à un particulier pour 9 000 €. Son numéro de châssis est WVWZZZ1KZ8W123456. Voici ce qu'il devient au fil des quatre saisies :
| Saisie | Ce que vous tapez | Numéro de châssis |
|---|---|---|
| 1. Fichier Excel | Golf, achat 9 000 € | WVWZZZ1KZ8W123456 |
| 2. Annonce | Marque, modèle, cylindrée, puissance, photos | WVWZZZ1KZ8W123456 |
| 3. Bon de commande | Description du véhicule, prix de vente 12 500 € | WVWZZZ1KZ8W123456 |
| 4. Facture | Marque, modèle, cylindrée, puissance, châssis, 12 500 € | WVWZZZ1KZ8W123465 |
À la quatrième saisie, le 5 et le 6 de la fin ont changé de place. Dix-sept caractères à recopier, deux chiffres inversés : l'œil qui relit voit « 1234… » et passe à la ligne suivante. La facture part avec un châssis qui ne correspond à aucune voiture de votre parc.
Côté chiffres, la marge brute reste simple : 12 500 € moins 9 000 €, soit 3 500 € avant frais. Mais elle aussi vit dans une cellule qu'un copier-coller peut écraser, et rien ne la relie à la facture réellement envoyée.
Votre stock, vos ventes et vos factures au même endroit
Karbill, le logiciel des revendeurs de voitures d'occasion en Belgique.
Pourquoi Excel ne voit-il pas l'erreur ?
Parce que pour lui, un numéro de châssis est un texte comme un autre. La cellule accepte WVWZZZ1KZ8W123465 sans broncher, elle reste blanche, aucun triangle orange n'apparaît. Excel ne sait pas qu'une autre cellule, dans un autre fichier ou un autre logiciel, contient la bonne valeur.
Vous pourriez ajouter des formules de contrôle, une liste déroulante, une recherche verticale entre deux onglets. Ça marche tant que la facture est faite dans le même classeur et que personne ne casse la formule. Dès que l'annonce est sur un site et la facture dans un autre outil, le contrôle ne voit plus rien.
Où d'autre la ressaisie fait-elle des dégâts ?
Le châssis est l'exemple le plus visible, mais le même mécanisme touche d'autres cases.
Le numéro de facture d'abord. L'article 5, § 1er, 1°, demande un numéro séquentiel unique. Tenu à la main dans une colonne, il finit un jour par sauter un rang ou par servir deux fois.
Le registre des véhicules d'occasion ensuite. L'article 29 de l'AR n° 1 demande qu'il soit tenu sans blanc ni lacune, et il admet un registre informatisé. Un onglet Excel peut faire office de registre, à condition que personne n'y laisse une ligne vide « à compléter plus tard ». Les règles détaillées du registre sont dans l'article sur ce qu'il faut y noter.
La marge enfin. Le prix de vente tapé sur la facture et celui tapé dans le fichier sont deux chiffres distincts. S'ils divergent, votre tableau des ventes affiche une marge que vous n'avez pas faite.
Comment Karbill évite-t-il de retaper la voiture ?
Dans Karbill, la voiture est encodée une fois. La même fiche sert ensuite pour l'annonce, la vente, la facture et le calcul de la marge. Le numéro de châssis de la Golf n'est donc écrit qu'une seule fois : s'il est juste sur la fiche, il est juste sur la facture.
| Étape | Avec Excel et des outils séparés | Avec Karbill |
|---|---|---|
| Entrée en stock | Ligne dans le fichier | Fiche du véhicule, encodée une fois |
| Annonce | Données retapées dans le formulaire | Reprise de la fiche |
| Vente | Bon de commande rempli à la main | Bon de commande signé par le client sur son téléphone |
| Facture | Marque, modèle, cylindrée, puissance, châssis retapés | Données reprises de la fiche |
| Marge | Soustraction dans une cellule | Marge par voiture vendue et tableau des ventes |
Si la voiture est déjà en ligne sur AutoScout24, le lien de l'annonce suffit à remplir la fiche, photos comprises. La facture peut être établie au régime de la marge ou avec TVA normale, et le registre des véhicules d'occasion se tient automatiquement. Karbill est aussi partenaire Peppol pour l'envoi et la réception des factures électroniques.
Vendue 12 500 €, la Golf est facturée avec le châssis de sa fiche, WVWZZZ1KZ8W123456, sans rien retaper. Le reste du logiciel est présenté sur la page Karbill pour les revendeurs.
Faut-il tout migrer d'un coup ?
Non. Rien ne vous oblige à reprendre tout votre historique. Le plus simple est de commencer par la prochaine voiture qui entre : vous l'encodez dans Karbill, vous la suivez jusqu'à la facture, et vous comparez avec votre façon de faire actuelle. Le plan gratuit couvre 5 véhicules, sans carte bancaire et sans limite de durée.
Questions fréquentes
Le numéro de châssis est-il obligatoire sur la facture d'une voiture d'occasion ?
Oui. L'article 5, § 1er, 7°, de l'AR n° 1 demande la marque, le modèle, la cylindrée, la puissance du moteur et le numéro de châssis, plus la date de première mise en circulation pour une voiture d'occasion.
Peut-on tenir le registre des véhicules d'occasion sur Excel ?
L'article 29 de l'AR n° 1 admet un registre informatisé, à condition qu'il soit tenu sans blanc ni lacune. Le fichier doit donc garder des lignes qui se suivent, sans trou.
Une formule Excel peut-elle vérifier le numéro de châssis ?
Seulement si la facture est faite dans le même classeur. Dès que l'annonce, le bon de commande et la facture vivent dans des outils séparés, aucune formule ne compare les quatre saisies.
Combien de fois la voiture est-elle encodée dans Karbill ?
Une fois. La même fiche sert pour l'annonce, la vente, la facture et le calcul de la marge.