Sinds 1 januari 2026 moet de factuur voor een wagen die u aan een ander Belgisch btw-plichtig bedrijf verkoopt, een gestructureerde elektronische factuur zijn, die in principe via het Peppol-netwerk vertrekt. Een pdf per e-mail volstaat niet meer. Verkoopt u dezelfde wagen aan een particulier, dan valt hij buiten die verplichting. In beide gevallen moet u de gestructureerde facturen van uw leveranciers kunnen ontvangen.

Het algemene kader en de begrippen rond Peppol vindt u in het artikel over de Peppol-verplichting in België. Hier vertrekken we van uw eigen parking: welke verkopen eronder vallen, wat u binnenkrijgt, en wat er verandert aan de manier waarop u een wagen factureert.

Welke facturen moeten sinds januari 2026 via Peppol?

De facturen die u vanaf 1 januari 2026 opmaakt voor een ander Belgisch btw-plichtig bedrijf. Die moeten elektronisch en gestructureerd zijn: de software van uw klant kan ze inlezen zonder dat iemand iets overtypt (B2B-FAQ van de FOD Financiën, vragen 11 en 14). Volgens vraag 18 van dezelfde FAQ worden ze in principe via het Peppol-netwerk uitgewisseld.

Voor een handelaar gaat het vooral om verkopen tussen professionals: een wagen die naar een collega-handelaar gaat, naar een opkoper, of naar een bedrijf dat hem voor zijn activiteit koopt. Creditnota's volgen dezelfde weg. Verbetert u een factuur die via Peppol vertrok, dan gaat de creditnota ook via Peppol, in het formaat van de oorspronkelijke factuur (specifieke FAQ, vragen 5 en 23).

Telt een pdf per e-mail nog mee?

U mag hem nog sturen, maar enkel erbovenop en op vrijwillige basis. Vraag 11 van de B2B-FAQ is daar duidelijk over: de gestructureerde elektronische factuur is de enige wettelijk conforme factuur. De pdf wordt een kopie voor de klant die graag iets op papier heeft.

En als u aan een particulier verkoopt?

Voor het versturen verandert er niets. Uitgaande facturen voor particuliere klanten vallen niet onder de verplichting (pagina « Pour qui la facturation électronique deviendra-t-elle obligatoire ? »). De particulier die bij u een wagen koopt, krijgt zijn factuur zoals vroeger, als pdf of op papier.

Veel handelaars verkopen vooral aan particulieren en besluiten daaruit dat Peppol hen niet aangaat. Ze vergeten de andere richting.

Moet u ook facturen via Peppol kunnen ontvangen?

Ja, ook als u nooit aan een professional verkoopt. Dezelfde pagina van de FOD Financiën zegt dat u gestructureerde elektronische facturen van uw leveranciers moet kunnen ontvangen. Uw carrosseriebedrijf, uw onderdelenleverancier, de handelaar bij wie u een wagen inkoopt: hun facturen komen via Peppol binnen, en u hebt een plek nodig waar ze terechtkomen.

Ook wie onder de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen valt, moet mee. De uitzonderingen zijn beperkt: faillissement, enkel handelingen vrijgesteld door artikel 44, btw-plichtigen zonder vaste inrichting in België, en landbouwers onder de forfaitaire regeling tot uiterlijk 1 januari 2028.

Het voorbeeld: een Golf van 12 500 €, aan een handelaar en aan een particulier

Er staat een Golf op uw parking. Een andere Belgische handelaar, btw-plichtig, koopt hem voor 12 500 €. U maakt de factuur op: die moet als gestructureerde elektronische factuur via Peppol vertrekken. Een pdf als bijlage bij een e-mail geldt niet meer als factuur.

Verander de koper. Dezelfde Golf, voor dezelfde prijs, gaat naar een particulier. Geen verplichting om elektronisch te versturen: de factuur mag een pdf zijn die u met de sleutels meegeeft.

Een week later factureert uw leverancier u de versnellingsbak voor een andere wagen uit uw stock. Die factuur komt via Peppol binnen, en u moet ze kunnen ontvangen, of uw kopers nu handelaars of particulieren zijn.

Situatie	Wat de regel vraagt	Bron
Golf voor 12 500 € verkocht aan een btw-plichtige Belgische handelaar	Gestructureerde elektronische factuur, verstuurd via Peppol	B2B-FAQ, vragen 11, 14 en 18
Dezelfde Golf verkocht aan een particulier	Geen verplichting om elektronisch te versturen	Pagina « Pour qui »
Factuur van een leverancier	U moet ze in gestructureerd formaat kunnen ontvangen	Pagina « Pour qui »

Wat riskeert u zonder middel om te versturen of te ontvangen?

Een boete als u niet over de technische middelen beschikt om een gestructureerde elektronische factuur uit te reiken en te ontvangen: 1 500 € de eerste keer, 3 000 € de tweede keer, 5 000 € voor elke volgende (specifieke FAQ, vraag 26).

Hoe vertrekt de factuur vanuit Karbill?

Karbill is Peppol-partner, voor het versturen en voor het ontvangen. De Golf staat al in uw stock: dezelfde fiche dient voor de advertentie, de verkoop en de factuur. Koopt de handelaar de wagen, dan zoekt u zijn bedrijf op in de Kruispuntbank van Ondernemingen met zijn btw-nummer, maakt u de factuur op vanaf de fiche van de Golf en verstuurt u ze met één klik via Peppol. De factuur krijgt daarna de status dat ze via Peppol verstuurd is. U hoeft geen bestand naar een tweede programma te exporteren en geen klantgegevens over te typen.

Voor de verkoop aan de particulier factureert u vanaf dezelfde fiche, zonder Peppol.

De facturen van uw leveranciers komen in de Peppol-inbox van Karbill terecht, naast uw verkopen. De factuur van de versnellingsbak raakt niet zoek tussen uw e-mails.

Versturen via Peppol zit inbegrepen vanaf het Basique-plan. Het ontvangen van Peppol-facturen is een optie die apart aangerekend wordt. Het gratis plan dekt 5 wagens, zonder bankkaart en zonder tijdslimiet. De rest van de software ziet u op de pagina Karbill voor handelaars.

En na 2026?

De volgende aangekondigde stap is e-reporting, met als timing 2028. Volgens de FAQ moet die stap nog in Belgisch recht omgezet worden (FAQ over e-reporting). Voor alle officiële informatie verwijst de FOD Financiën naar efacture.belgium.be.

Veelgestelde vragen

Ik verkoop bijna alleen aan particulieren. Gaat dit mij aan?

Voor het versturen enkel bij verkopen aan Belgische btw-plichtige bedrijven. Voor het ontvangen wel: u moet de gestructureerde facturen van uw leveranciers kunnen ontvangen.

Mag ik een handelaar nog een pdf sturen?

Naast de Peppol-factuur, op vrijwillige basis. Een pdf alleen is tussen Belgische bedrijven geen conforme factuur meer.

Moet een creditnota ook via Peppol?

Ja. Ze volgt het formaat van de oorspronkelijke factuur: vertrok de factuur via Peppol, dan de creditnota ook.

Hoe hoog is de boete?

1 500 € voor de eerste overtreding, 3 000 € voor de tweede, 5 000 € voor de volgende, als u geen middelen hebt om een gestructureerde factuur uit te reiken en te ontvangen.

Doet Karbill het versturen en het ontvangen?

Ja, Karbill is Peppol-partner. Het versturen vertrekt vanaf de fiche van de wagen, het ontvangen gebeurt in de Peppol-inbox, een optie die apart aangerekend wordt.