Een lijst met wagens bijhouden, dat kan Excel prima. Het loopt mis zodra dezelfde wagen ook ergens anders moet staan: in de advertentie, op de bestelbon, op de factuur. Telkens typt u merk, model, vermogen en chassisnummer opnieuw. En in elke kopie kan een fout sluipen die niemand opmerkt, terwijl precies die gegevens correct op de factuur moeten staan.
De algemene vergelijking tussen een rekenblad en software (kosten, opstarttijd, overstap) leest u in het artikel Excel of beheersoftware. Hier volgen we één wagen, van de dag dat hij in de tabel komt tot de dag dat u hem factureert, en kijken we waar de fout binnenkomt.
Hoe vaak typt u dezelfde wagen als u met Excel werkt?
Meestal vier keer. Eerst komt de wagen in uw voorraadbestand, met de aankoopprijs. Daarna zet u hem online, en het formulier van de advertentie vraagt opnieuw naar merk, model, kilometerstand en cilinderinhoud. Tekent een klant, dan herneemt de bestelbon de beschrijving van de wagen. Tot slot de factuur, vaak in een ander programma of een Word-sjabloon, waar alles nog een laatste keer ingetypt wordt.
Geen van die documenten leest de andere. Uw Excel weet niet wat in de advertentie staat, en het factuursjabloon haalt het chassisnummer niet uit kolom D. De link legt u zelf, met het toetsenbord, vaak 's avonds of tussen twee klanten door.
Wat moet er op de factuur van een tweedehandswagen staan?
Wat een btw-factuur moet bevatten, staat in het koninklijk besluit nr. 1 van 29 december 1992. Voor de levering van een wagen, nieuw of tweedehands, vraagt artikel 5, § 1, 7°:
- het merk;
- het model;
- de cilinderinhoud;
- het vermogen van de motor;
- het chassisnummer;
- en voor een tweedehandswagen ook de datum van eerste ingebruikneming.
U vindt de tekst in de verzameling van de btw-KB's van de FOD Financiën. Hetzelfde artikel vraagt ook, in 1°, de datum van uitreiking en een volgnummer dat de factuur eenduidig identificeert, en in 6°, de gebruikelijke benaming van de geleverde goederen en hun hoeveelheid.
Het chassisnummer is dus een vermelding op de factuur, net als de prijs. Klopt het niet, dan beschrijft de factuur een andere wagen dan die u verkocht hebt.
Het voorbeeld: een Golf, gekocht voor 9 000 euro, verkocht voor 12 500 euro
U koopt een Golf van een particulier voor 9 000 euro. Het chassisnummer is WVWZZZ1KZ8W123456. Zo ziet het eruit na vier keer typen:
| Invoer | Wat u typt | Chassisnummer |
|---|---|---|
| 1. Excel-bestand | Golf, aankoop 9 000 euro | WVWZZZ1KZ8W123456 |
| 2. Advertentie | Merk, model, cilinderinhoud, vermogen, foto's | WVWZZZ1KZ8W123456 |
| 3. Bestelbon | Beschrijving van de wagen, verkoopprijs 12 500 euro | WVWZZZ1KZ8W123456 |
| 4. Factuur | Merk, model, cilinderinhoud, vermogen, chassisnummer, 12 500 euro | WVWZZZ1KZ8W123465 |
Bij de vierde keer zijn de 5 en de 6 op het einde van plaats gewisseld. Zeventien tekens overtypen, twee cijfers omgedraaid: wie naleest, ziet « 1234… » en gaat door naar de volgende lijn. De factuur vertrekt met een chassisnummer dat bij geen enkele wagen op uw terrein hoort.
De brutomarge blijft eenvoudig: 12 500 euro min 9 000 euro, dus 3 500 euro voor kosten. Maar ook die staat in een cel die één keer kopiëren en plakken kan overschrijven, en niets koppelt ze aan de factuur die echt vertrokken is.
Uw voorraad, verkopen en facturen op één plek
Karbill, de beheersoftware voor handelaars in tweedehandswagens in België.
Waarom ziet Excel de fout niet?
Omdat een chassisnummer voor Excel gewoon tekst is. De cel aanvaardt WVWZZZ1KZ8W123465 zonder morren, ze blijft wit, er verschijnt geen oranje driehoekje. Excel weet niet dat een andere cel, in een ander bestand of een ander programma, de juiste waarde bevat.
U kunt controleformules toevoegen, een keuzelijst, een VERT.ZOEKEN tussen twee tabbladen. Dat werkt zolang de factuur in dezelfde werkmap gemaakt wordt en niemand de formule kapotmaakt. Staat de advertentie op een website en de factuur in een ander programma, dan ziet die controle niets meer.
Waar richt overtypen nog schade aan?
Het chassisnummer valt het meest op, maar hetzelfde gebeurt in andere vakken.
Eerst het factuurnummer. Artikel 5, § 1, 1°, vraagt een uniek volgnummer. Houdt u dat met de hand bij in een kolom, dan slaat u op een dag een nummer over of gebruikt u er een twee keer.
Dan het register van tweedehandswagens. Artikel 29 van het KB nr. 1 vraagt dat het zonder witruimte of leemte bijgehouden wordt, en laat een elektronisch register toe. Een Excel-tabblad kan als register dienen, op voorwaarde dat niemand een lijn leeg laat om ze « later aan te vullen ». Wat er precies in moet, leest u in het artikel over het register.
En de marge. De verkoopprijs op de factuur en die in uw bestand zijn twee aparte getallen. Lopen ze uiteen, dan toont uw verkoopoverzicht een marge die u niet gemaakt hebt.
Hoe vermijdt Karbill dat u de wagen opnieuw typt?
In Karbill voert u de wagen één keer in. Dezelfde fiche dient daarna voor de advertentie, de verkoop, de factuur en de berekening van de marge. Het chassisnummer van de Golf schrijft u dus maar één keer: klopt het op de fiche, dan klopt het op de factuur.
| Stap | Met Excel en losse programma's | Met Karbill |
|---|---|---|
| In voorraad | Lijn in het bestand | Fiche van de wagen, één keer ingevoerd |
| Advertentie | Gegevens opnieuw in het formulier | Overgenomen van de fiche |
| Verkoop | Bestelbon met de hand ingevuld | Bestelbon die de klant op zijn telefoon ondertekent |
| Factuur | Merk, model, cilinderinhoud, vermogen, chassisnummer opnieuw getypt | Gegevens overgenomen van de fiche |
| Marge | Aftrekking in een cel | Marge per verkochte wagen en verkoopoverzicht |
Staat de wagen al op AutoScout24, dan volstaat de link van de advertentie om de fiche in te vullen, foto's inbegrepen. De factuur maakt u onder de margeregeling of met gewone btw, en het register van tweedehandswagens wordt automatisch bijgehouden. Karbill is ook Peppol-partner voor het versturen en ontvangen van elektronische facturen.
Verkocht voor 12 500 euro, krijgt de Golf een factuur met het chassisnummer van zijn fiche, WVWZZZ1KZ8W123456, zonder iets opnieuw te typen. Wat de software verder doet, ziet u op de pagina Karbill voor handelaars.
Moet u alles in één keer overzetten?
Nee, u hoeft uw hele geschiedenis niet over te nemen. Begin gewoon met de volgende wagen die binnenkomt: u voert hem in Karbill in, volgt hem tot de factuur en vergelijkt met hoe u nu werkt. Het gratis plan dekt 5 wagens, zonder bankkaart en zonder tijdslimiet.
Veelgestelde vragen
Is het chassisnummer verplicht op de factuur van een tweedehandswagen?
Ja. Artikel 5, § 1, 7°, van het KB nr. 1 vraagt merk, model, cilinderinhoud, vermogen van de motor en chassisnummer, en voor een tweedehandswagen ook de datum van eerste ingebruikneming.
Mag ik het register van tweedehandswagens in Excel bijhouden?
Artikel 29 van het KB nr. 1 laat een elektronisch register toe, op voorwaarde dat het zonder witruimte of leemte bijgehouden wordt. De lijnen moeten elkaar dus opvolgen, zonder gaten.
Kan een Excel-formule het chassisnummer controleren?
Alleen als de factuur in dezelfde werkmap gemaakt wordt. Zodra advertentie, bestelbon en factuur in aparte programma's zitten, vergelijkt geen enkele formule de vier invoeren.
Hoe vaak voert u de wagen in Karbill in?
Eén keer. Dezelfde fiche dient voor de advertentie, de verkoop, de factuur en de berekening van de marge.