De koper schrijft de wagen in, via zijn verzekeringstussenpersoon. U als handelaar geeft hem drie documenten mee: het roze aanvraagformulier voor inschrijving dat u bij de keuring kreeg, twee maanden geldig, het laatste inschrijvingsbewijs van de wagen, en een Car-Pass van minder dan twee maanden. De rest regelt de koper met zijn verzekeraar.
Hoe de inschrijving voor de koper verloopt, leest u in onze gids over een tweedehandsvoertuig inschrijven in België. Dit artikel kijkt naar uw kant van de toonbank: wat u klaar moet hebben op de dag dat de wagen uw parking verlaat, en welke papieren bij u blijven.
Moet de handelaar de verkochte wagen zelf inschrijven?
Nee. De pagina van de FOD Mobiliteit en Vervoer over het inschrijven van een wagen (Franstalige versie) beschrijft de procedure vanuit de koper. Hij vult het roze formulier in, kruist in vak X2 « gebruikt voertuig » aan en neemt contact op met zijn verzekeringstussenpersoon, die de wagen verzekert en inschrijft. De verzekeraar doet de aanvraag online, met het formulier en het inschrijvingsbewijs.
De nummerplaat, het inschrijvingsbewijs of allebei komen daarna met de postbode bij de koper aan. Heeft hij al een nummerplaat, dan kan hij die houden door in vak A JA aan te duiden.
Uw rol beperkt zich dus tot het afgeven van de documenten. Maar die rol weegt: ontbreekt er één, dan kan de verzekeraar van uw klant de aanvraag niet indienen, en dan belt de klant u.
Welke documenten geeft de handelaar aan de koper?
Drie. Twee ervan legt de FOD Mobiliteit bij de verkoper, de derde volgt uit de wet op de Car-Pass.
Het roze aanvraagformulier voor inschrijving. Een tweedehandswagen moet langs de keuring voor hij verkocht wordt, en het keuringsstation geeft dat formulier mee. Het blijft twee maanden geldig na de datum van de keuring, die in vak X13 staat. Is de wagen niet aangeboden, dan moet hij naar het station, dat dan het formulier afgeeft.
Het laatste inschrijvingsbewijs. Dat is het bewijs van de wagen, op naam van de laatste houder. Hebt u het niet meer, dan voorziet de FOD een attest van de politie in de plaats.
De Car-Pass. De wet van 11 juni 2004, artikel 4, § 3 verplicht de verkoper van een tweedehandswagen om de koper een geldige Car-Pass te bezorgen. Volgens de FAQ van Car-Pass mag die niet ouder zijn dan twee maanden. Voor de inschrijving zelf is de Car-Pass niet nodig, maar hij hoort bij wat u afgeeft.
| Document | Waar het vandaan komt | Termijn om op te letten | Als het ontbreekt |
|---|---|---|---|
| Roze aanvraagformulier voor inschrijving | Het keuringsstation | Twee maanden na de datum van de keuring (vak X13) | De verzekeraar kan niet inschrijven: de wagen moet opnieuw naar de keuring |
| Laatste inschrijvingsbewijs | Het dossier van de wagen, in uw papieren | Geen | Een attest van de politie komt in de plaats |
| Car-Pass | De vzw Car-Pass | Minder dan twee maanden op de dag van de verkoop | De particuliere koper kan de ontbinding van de verkoop eisen |
Waarom tellen die twee termijnen van twee maanden zo zwaar?
Omdat ze niet op dezelfde dag beginnen. Het roze formulier telt twee maanden vanaf de keuring, de Car-Pass twee maanden vanaf de dag dat hij uitgereikt werd. Een wagen die lang op uw parking staat, kan een keuring hebben die nog goed is en een Car-Pass die vervallen is, of omgekeerd.
Ook het gevolg verschilt. Een vervallen formulier blokkeert de aanvraag van de verzekeraar: de klant wacht, komt bij u terug, en de wagen gaat opnieuw naar het station. Een Car-Pass die ontbreekt of te oud is, raakt de verkoop zelf. Volgens de FAQ van Car-Pass en artikel 4 van de wet van 2004 kan de particuliere koper die er geen kreeg, de ontbinding van het contract eisen. Dan neemt u de wagen terug en betaalt u de prijs terug.
Kijk dus op de dag dat de klant ja zegt naar twee datums: vak X13 op het formulier en de datum op de Car-Pass. Hoe u de Car-Pass afgeeft en dat bewijst, staat in het artikel over de Car-Pass afgeven aan de koper.
Wat gebeurt er met de nummerplaat als de wagen vertrekt?
Die staat niet op de lijst van documenten die u afgeeft. De koper krijgt een nieuwe plaat met de post, of houdt de zijne als hij er al een heeft.
Hing er een nummerplaat op uw naam aan de wagen, laat die dan schrappen. De folder van de FOD Mobiliteit over de schrapping herinnert eraan dat de verkeersbelasting en de verzekering blijven lopen zolang een plaat niet geschrapt is. De schrapping is gratis: u stuurt de achterste nummerplaat terug naar de DIV.
Het voorbeeld: een Golf die u voor 12 500 € aan een particulier verkoopt
U hebt een Golf in stock. Op 20 oktober 2026 gaat hij naar de keuring, en het station geeft u het roze formulier mee, met de datum in vak X13. Het is geldig tot 20 december. Op 5 november vraagt u zijn Car-Pass aan.
Een particulier maakt een proefrit en u spreekt 12 500 € af. Op 12 november tekent hij. Die dag geeft u hem:
- het roze formulier, drieëntwintig dagen oud;
- het laatste inschrijvingsbewijs van de Golf;
- de Car-Pass, zeven dagen oud.
Dezelfde avond belt hij zijn verzekeraar. Die verzekert de Golf en vraagt de inschrijving online aan, met het formulier en het inschrijvingsbewijs. Het nieuwe inschrijvingsbewijs komt daarna met de post bij hem thuis.
Had dezelfde klant bedenktijd gevraagd en pas op 10 januari getekend, dan waren beide documenten vervallen: het formulier sinds 20 december, de Car-Pass sinds 5 januari. U had de wagen opnieuw moeten laten keuren en een nieuwe Car-Pass moeten aanvragen voor u ze afgaf.
Aan uw kant laat de verkoop van de Golf ook eigen papieren na: de ondertekende bestelbon, de factuur en, als u er een geeft, de garantie.
Uw voorraad, verkopen en facturen op één plek
Karbill, de beheersoftware voor handelaars in tweedehandswagens in België.
En de papieren van de handelaar, waar maakt u die?
Karbill doet de inschrijvingsaanvraag niet en vraagt de Car-Pass niet aan. Die stappen blijven bij de koper, zijn verzekeraar en de vzw Car-Pass. Karbill zorgt voor de verkoopdocumenten die bij u blijven.
U voert de Golf één keer in, op zijn voertuigfiche. Dezelfde fiche dient voor de advertentie, de verkoop en de factuur. De klant tekent de bestelbon op zijn telefoon, via een eenvoudige link. De factuur gaat onder de margeregeling (artikel 58, § 4 van het btw-wetboek), met de wettelijke vermelding van de bijzondere regeling, en Karbill is Peppol-partner voor het versturen van elektronische facturen. De garantie maakt u vanuit dezelfde fiche, vanaf het Basique-plan. Het register van tweedehandsvoertuigen wordt automatisch bijgehouden.
Voor de Golf van 12 500 € staan de bestelbon, de factuur en de garantie onder dezelfde fiche, naast de marge die u erop maakte. Wat de software verder doet, ziet u op de pagina Karbill voor handelaars.
Veelgestelde vragen
Kan de koper rijden met de nummerplaat die op de wagen hing?
Volgens de FOD houdt de koper zijn eigen plaat als hij er al een heeft (vak A = JA), of krijgt hij een nieuwe via de postbode.
Wat als het inschrijvingsbewijs verloren is?
De FOD Mobiliteit voorziet een attest van de politie, dat u in de plaats van het inschrijvingsbewijs aan de koper geeft.
Het roze formulier is ouder dan twee maanden: wat nu?
Het is niet meer geldig. De wagen moet opnieuw naar de keuring, en het station geeft een nieuw formulier mee.
Is de Car-Pass nodig om de wagen in te schrijven?
Nee. De verzekeraar schrijft in met het roze formulier en het inschrijvingsbewijs. De Car-Pass is een plicht van de verkoper tegenover de koper, die u samen met de twee andere documenten afgeeft.
Kan Karbill de wagen inschrijven in de plaats van de klant?
Nee. De inschrijving loopt via de verzekeraar van de koper. Karbill maakt de bestelbon, de factuur en de garantie van de verkoop.