Ja, ook een voorschot factureert u. Een wagen die u aan een particulier verkoopt, vraagt een factuur, en het voorschot dat u vóór de levering ontvangt, krijgt een eigen factuur, uiterlijk de 15e van de maand na de betaling. Ontvangt u 1 000 € op 10 november voor een Golf van 12 500 €, dan vertrekt de voorschotfactuur uiterlijk op 15 december. De eindfactuur trekt die 1 000 € af: er blijft 11 500 € te betalen.
Dit artikel gaat over één document, het voorschot. Wilt u weten waar u in het algemeen op let bij facturatiesoftware, lees dan de gids over software voor offertes en facturen.
Moet u een factuur maken als u een wagen aan een particulier verkoopt?
Ja. Het koninklijk besluit nr. 1 van 29 december 1992, artikel 1, eerste lid, 1°, a) (verzameling van de btw-KB's) verplicht een factuur bij de levering aan een particulier van nieuwe of tweedehandse motorvoertuigen voor personenvervoer met een cilinderinhoud van meer dan 48 cm³ of een vermogen van meer dan 7,2 kW.
Hetzelfde artikel zegt dat die plicht ook geldt wanneer de btw vóór de levering al opeisbaar wordt op de hele prijs of een deel ervan, met toepassing van artikel 17, § 1, derde lid van het btw-wetboek. Dat is precies wat er gebeurt met een voorschot.
Waarom krijgt het voorschot een eigen factuur?
Omdat de btw opeisbaar wordt op het moment dat u het geld ontvangt, niet pas bij de levering. Artikel 17, § 1, derde lid van het btw-wetboek (gecoördineerde tekst, FOD Financiën) bepaalt dat de btw, als de prijs geheel of gedeeltelijk wordt ontvangen vóór de levering, opeisbaar wordt bij de ontvangst van de betaling, ten belope van het ontvangen bedrag.
De 1 000 € waarmee de klant de Golf reserveert, zijn een deel van de prijs dat vóór de levering binnenkomt. Op de dag dat u ze ontvangt, wordt de btw op die 1 000 € opeisbaar, en dan vraagt het KB nr. 1 een factuur voor dat bedrag.
Wanneer moet de voorschotfactuur er zijn?
Uiterlijk de 15e van de volgende maand. Artikel 4, § 1, tweede lid van het KB nr. 1 legt vast dat de factuur ten laatste wordt uitgereikt op de vijftiende dag van de maand die volgt op de maand waarin de btw opeisbaar wordt op de hele prijs of een deel ervan.
De termijn loopt per maand, niet per dag. Een voorschot dat binnenkomt op 2 of op 28 november, geeft dezelfde uiterste datum: 15 december. Niets belet u om de factuur op de dag zelf van de betaling op te maken.
Wat staat er op de voorschotfactuur?
Volgens artikel 5, § 1, 5° van het KB nr. 1 vermeldt de factuur de datum waarop de prijs geheel of gedeeltelijk werd ontvangen, als die datum vaststaat en verschilt van de datum van de factuur. Ontvangt u het voorschot op 10 november en maakt u de factuur op 20 november, dan staat 10 november erop.
Voor een tweedehandswagen voegt punt 7° van hetzelfde artikel het merk, het model, de cilinderinhoud, het vermogen, het chassisnummer en de datum van eerste inverkeerstelling toe. Koppel de voorschotfactuur dus aan de wagen: de klant weet wat hij reserveerde, en u vindt het voorschot terug op het moment van de levering.
Het voorbeeld: een Golf gereserveerd met 1 000 €
Uw klant reserveert een Golf van 12 500 €. Hij betaalt u 1 000 € op 10 november, 8 % van de prijs. De levering volgt later.
- Op 10 november ontvangt u 1 000 €.
- Uiterlijk op 15 december maakt u de voorschotfactuur van 1 000 € op.
- Bij de levering maakt u de eindfactuur van de Golf op: 12 500 €.
- Op die eindfactuur trekt u het voorschot van 1 000 € af.
- De klant betaalt het saldo: 11 500 €.
Twee facturen voor één wagen. Wat vaak misloopt, is het voorschot vergeten op de tweede factuur en 12 500 € vragen aan een klant die al 1 000 € betaalde.
| Voorschotfactuur | Eindfactuur | |
|---|---|---|
| Wanneer | Uiterlijk op 15 december | Bij de levering |
| Gefactureerd bedrag | 1 000 € | 12 500 € |
| Afgetrokken voorschot | - | 1 000 € |
| Nog te betalen | - | 11 500 € |
| Te vermelden datum van ontvangst | 10 november | - |
Uw voorraad, verkopen en facturen op één plek
Karbill, de beheersoftware voor handelaars in tweedehandswagens in België.
Hoe maakt u die twee facturen in Karbill?
In Karbill encodeert u de wagen één keer, en dezelfde fiche dient voor de advertentie, de verkoop, de factuur en de berekening van de marge. Het voorschot hangt aan die fiche.
Op de dag van de reservatie opent u « Voorschotfactuur aanmaken », kiest u de klant en de Golf, ziet u de verkoopprijs van 12 500 € verschijnen en vult u 1 000 € in.
Bij de levering maakt u de eindfactuur van de Golf. In het onderdeel « Voorschot (optioneel) » vinkt u « Bestaand voorschot » aan en selecteert u het voorschot van 10 november. Karbill toont dan: « Het voorschot wordt afgetrokken van het totaal en weergegeven op de PDF. » In het overzicht staat de voorschotlijn van 1 000 € en een totaal van 11 500 €.
Voorschotten zijn beschikbaar vanaf het Basique-plan (19 € per maand). Het gratis plan dekt 5 wagens, zonder bankkaart. De rest van de software ziet u op de pagina Karbill voor handelaars.
En als de koper een andere handelaar is?
Verkoopt u de Golf aan een btw-plichtige, bijvoorbeeld een andere handelaar, dan is de factuur verplicht, ook voor het voorschot dat u vóór de levering ontvangt. Dat staat in artikel 53, § 2, eerste lid, 1° en 4° van het btw-wetboek.
Sinds 1 januari 2026 moet die factuur tussen btw-plichtigen een gestructureerde elektronische factuur zijn (artikel 53, § 2bis, 2°). Dat geldt dus voor de voorschotfactuur en voor de eindfactuur. Karbill is Peppol-partner: de software verstuurt en ontvangt elektronische facturen. Meer daarover in onze gids over Peppol.
En onder de btw-margeregeling?
Verkoopt u de Golf onder de btw-margeregeling, dan vermeldt u geen btw op de factuur, wel de vermelding over de bijzondere regeling van belasting over de winstmarge (FOD Financiën, margeregeling). Welke vermeldingen er precies op moeten, leest u in de vermeldingen op een factuur onder de margeregeling.
Hoe u de btw op de marge berekent voor een voorschot, regelen de teksten die wij lazen niet. Bespreek dat met uw boekhouder voor u uw eerste voorschotfactuur opmaakt.
Veelgestelde vragen
Verandert de termijn als het voorschot op het einde van de maand binnenkomt?
Nee. Hij loopt per maand: 1 000 € ontvangen op 10 of op 30 november geeft dezelfde uiterste datum, 15 december.
Kunt u wachten tot de levering en alles op één factuur zetten?
Niet als de levering na de 15e valt van de maand die volgt op de betaling. Voor 1 000 € ontvangen op 10 november moet de voorschotfactuur er uiterlijk op 15 december zijn, ook als de Golf pas in januari vertrekt.
Wat betaalt de klant bij de levering?
De prijs van de wagen min het voorschot: 12 500 min 1 000, dus 11 500 €. Komt er ook een inruil bij, dan vindt u de volledige berekening in het te betalen saldo bij een inruil.
Moet de eindfactuur het voorschot tonen?
Zo begrijpt de klant het saldo. In Karbill staat het gekozen voorschot op de PDF van de eindfactuur, afgetrokken van het totaal.